Использовать при отправке важных документов (квитанции об оплате, отчеты в налоговую и фонды, декларации…) заказное письмо очень удобно.
Преимущества заказного письма – адресат получает его под роспись, а отправителю направляется квитанция (уведомление о вручении) о доставке заказного письма.
Отправляют заказные письма и без уведомления. Тогда адресату в почтовый ящик приносят извещение о приходе письма, и ему следует прийти на почту в течении 5 дней, чтобы забрать письмо.
Если адресат не приходит за письмом, то сотрудники почты направляют в его адрес повторное извещение, которое должно быть вручено под подпись.
Важно отметить, что с этого момента с адресата вправе потребовать заплатить за каждый последующий рабочий день хранения этого письма после вручения вторичного уведомления.
Так же в любой момент есть возможность узнать на каком этапе отправки и где находиться письмо. Сотрудники почти при получении письма с пометкой «заказное» присваивают ему определенный идентификационный номер, который отслеживается в интернете.
Все заказные письма для отправки принимаются с весом, не превышающим 100 грамм и размерами от 110*220 мм до 229*324 мм.
При получении письма для отправки отправителю выдается квитанция об оплате, подтверждающая принятие письма сотрудниками почты. Это важно, например, в ходе судебного разбирательства – квитанция служит фактом отправки письма.
Довольно часто при отправке важных документов в заказное письмо вкладывают опись вложения, где указан перечень и количество документов, а также их страховая стоимость (чем выше указанная стоимость, тем выше оплата за отправку заказного письма).
