Кадровое делопроизводство – с чего все начинается

В наше время редкие организации ведут кадровое делопроизводство идеально. Работники кадровой службы меняются, не всегда успевают передать дела как положено. В этой ситуации «кадровое наследство» может очень даже огорчить.
С чего же начать, когда Вы приступаете к кадровой работе.
Все очень просто: настройтесь на позитив, осмотритесь, оцените «состояние», доставшееся Вам в наследство и приступайте к привычной для Вас работе.

Надеюсь Вы понимаете, что не все и не сразу Вас полюбят и увидят в Вас приветливую, доброжелательную особу. Потерпите. Вас полюбят и оценят позже. Сейчас Ваша задача понять, какие процессы службе персонала новой компании отлажены, какие «хромают», какие «умерли» в прошлом веке, а о каких новое руководство даже представления не имеет.
Постарайтесь проделать этот анализ как можно скорее и двигайтесь дальше.
Все может сложиться по-разному.

Что Вам может достаться:
– шкаф с кипой кадровых бумаг, сваленных в одну кучу за последние 75 лет;
– виснущая электронная база с ошибками;
– работники, постоянно опаздывающие на работу и недовольные всем на свете;
– руководитель, забывший о Трудовом законодательстве и пр. и пр.
Возможно у Вас будет все по другому, но розовые очки подойдут молоденьким девушкам, только получившим диплом. Вы должны реально оценивать окружающую обстановку.

Если у Вас возникают сомнения, читайте Трудовой кодекс Российской Федерации! Принят он был Федеральным законом № 197-ФЗ от 30 декабря 2001 года и вступил в действие с 1 февраля 2002 года. Это главная книга по кадровому вопросу. Вы можете купить толстое издание с комментариями, можете закачать его из интернета. Как Вам удобнее. Не нужно стесняться того, что Вы периодически обращаетесь к первоисточнику. Знать все невозможно. Тем более, что в Трудовой кодекс постоянно вносятся дополнения и изменения.

Вы должны знать ответы на основные вопросы, порядок оформления документов, а самое главное, Вы просто обязаны знать, где быстро найти точную информацию по любому кадровому вопросу.
Конечно интернет или кадровый форум – это очень хорошо, но они не являются основанием к решению серьезных вопросов в кадровой работе. Трудовые споры лучше решать, опираясь на действующее законодательство.

Уточните правильное название компании, в которой Вы теперь работаете. Загляните в учредительные документы. ООО «Ромашка» и ООО «ромашка» – это разные компании. Проверьте правильно ли внесено название в базу и в основные кадровые документы.
Найдите штатное расписание с подписью руководителя и сравните его с табелем начисления заработной платы за последний месяц. Проверьте, совпадают ли названия должностей и не превышен ли штат. Если есть несоответствия, срочно исправьте ошибки. Возможно Вам придется вводить в действие новое штатное расписание.

Уточните, ведется ли номенклатура дел, если она есть, просто сверяете с ней наличие журналов и папок.

Теперь проверьте личные дела, карточки Т-2, Трудовые книжки всех работающих. Если есть недостатки и замечания, внесите исправления. Если замечаний много и исправить их невозможно, если есть отсутствующие трудовые книжки, и пр., сразу отметьте это в акте о проверке документов кадрового делопроизводства.

Уточните какая отчетность ведется в компании (внутренняя, в гос.органы, в центр занятости и т.д.).

Просмотрите в какой электронной базе велся учет. Если это 1 С или какая-нибудь другая база уточните особенности, которые существуют при работе с этой базой.
Проверьте, ведется ли воинский учет, есть ли квоты на рабочие места, ведется ли работа с иностранными гражданами.

Не забудьте про должностные инструкции. Если их нет, нужно вводить в действие новые.

В акте о проверке укажите все замечания и отдайте на подпись руководителю.
Теперь, когда Вы знаете, с чем Вам придется работать, можете подписывать приказ о назначении Вас ответственной за ведение кадрового делопроизводства и хранение Трудовых книжек. Это обезопасит вас при дальнейших проверках от ответственности за чужие ошибки. 

Banki.ru [CPL] RU
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: