Путевые листы

Путевые листы. Бланки, правила оформления и ведения

Что такое Путевой лист ?

Итак, для начала стоит отметить, что Путевой лист (он же «путёвка») – это документ первичного учёта, который необходим для служебного транспорта для любых организаций и индивидуальных предпринимателей, естественно, при условии, что они задействуют в своей трудовой практике транспортные средства. Притом, если лицо занимается грузоперевозками или транспортировкой пассажиров, то для него предусмотрена строго определённая форма путевого листа. Форма «путёвки» актуальная на сегодняшний день была учреждена 20 лет назад постановлением ГосКомСтата от 28.11.1997 №78 под редакцией от Минтранса от 07.11.2017 №476. Например, в 2017 году необходимым пунктом в путевом листе стало указание таких данных как: ОГРИП (Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя) – для Индивидуальных Предпринимателей и ОГРН (Основной государственный регистрационный номер) – для организаций.

Таким образом, на разные виды транспорта требуются разные «путёвки». Так разные бланки существуют для автомобилей:

  1. Легковых.
  2. Грузовых.
  3. Такси легкового.
  4. Специализированного транспорта.
  5. Такси грузового.
  6. Автобусов разного рода.

А теперь подробнее о том, какого рода изменения были внесены в порядок оформления «путёвки» в 2019 году. И как правильно оформить сей документ, чтобы ГИБДД и Налоговая инспекция не обнаружили никаких проблем и недочётов, а они часто просят предъявить путевой листок у родителей.

Форма составления

При любом выезде транспорта «по работе», независимо от того, является машина собственностью лица или просто взята в аренду, водителю или лицу сопровождающему необходимо иметь при себе путевой лист. Оформление и заполнение этого листа проводится и проверяется по строгим и чётко определённым правилам с указанием всех реквизитов. Особенно требовательны инспекции к данному документу у автотранспортных компаний.

Например, в 2018 году к списку пунктов обязательных сведений для указания в «путёвке» добавили Прохождение водителем технического контроля автомобиля непосредственно перед рейсом. Но в то же время отменили удостоверение документа круглой печатью.

Кстати, если какую-то организацию не устраивает универсальная форма договора, она может разработать собственный бланк путевого листа, но в нём обязательно должны быть указаны все реквизиты и показатели, которые требует указывать закон. Но также компания, разработавшая собственный бланк, должна оговаривать в своей учётной политике данный пункт в соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008. Также не стоит забывать о том, что документы строгой отчётности ( к которым относится и путевой лист) подлежат регламенту, описанному в статье 9 ФЗ от 06.10.2011 № 402 о бухучёте.

Так, в путёвке в 2019 году должны содержаться такие данные, как:

  • Название документа и номер.
  • ОГРИП и ОГРН хозяина автомобиля.
  • Срок действия.
  • Дата получения бланка на руки.
  • Информация о водителе.
  • Сведения о владельце автотранспортного средства.
  • Данные об автомобиле.
  • Пройденный предрейсовый техосмотр.
  • Подписи диспетчера, оформлявшего «путёвку», и руководителя организации, отправляющей в рейс автомобиль.
  • Опционально печать, в зависимости Устава организации.

Документ выполняется в одном экземпляре и выдаётся на руки водителю. После всех необходимых процедур лист возвращается ответственному лицу под роспись, только после этого «путёвка» закрывается и отдаётся в бухгалтерию для учёта.

Итак, рассмотри подробнее различные формы листов и их назначения:

1. Форма № 3
Применяется в оформлении поездок легковых автомобилей в компаниях всех видов. Нормы заполнения регламентируются письмом Росстата от 03.01.2005 № ИУ-09-22/257.

Скачать путевой лист форма № 3 (Excel, 52 Кб)

2. Форма № 3 специальная (краны, цементо-, мусоровозы, цистерны, машины строительного назначения и так далее)

Скачать путевой лист форма № 3 специальная (Excel, 88 Кб)

3. Форма № 4 – с (грузовой транспорт, но с договорной зарплатой у водителей)

Скачать путевой лист форма № 4-с (Excel, 85 Кб)

4. Форма № 4 – п (машины для перевоза груза, но при повременной выплатой водителям)

Скачать путевой лист форма № 4-п (Excel, 96 Кб)

Эти три формы во многом совпадают по правилам заполнения. Общей чертой у них является предназначенность для перевозки исключительно грузов. В этой форме обязательно прописывается заказчик, и она может быть выдана водителю исключительно после того, как он вернёт в бухгалтерию организации прошлую «путёвку». И отличительная особенность этого бланка от остальных в том, что на них присутствует отрывной талон, по которому в бухгалтерии начисляют водителю зарплату. В 4-п формах нужно отмечать товарно-транспортную накладную груза. И действует такой бланк 1 рабочий день на две поездки (собственно до места назначения и обратно).Также, на таком листе есть специфические корешки, которые отрываются от общего бланка и отдаются на заполнение владельцу транспортного средства. После рейса эти корешки предоставляют заказчику в качестве счёта за услуги.

5. Форма № 4
Данный бланк предназначен для легковых такси и содержит специальное поле, куда записываются показания таксометра. Данный лист остаётся с водителем только на период смены, а по её окончанию, передаётся диспетчеру.

Скачать путевой лист форма № 4 (Excel, 71 Кб)

6. Форма № 6
Автобусный лист. Выдаётся для перемещения автобусов и маршрутных такси в черте города, содержит обязательную для заполнения графу о предварительном медицинском обследовании водителя.

Скачать путевой лист форма № 6 (Excel, 71 Кб)

Далее для разъяснения и осмысления понятия было бы неплохо узнать, зачем же нужны эти путевые листы.

Предназначения путевого листа

Как упоминалось ранее, необходимы путевые листы для транспортных средств ИП и организаций «на работе». Но зачем? А дело в том, что при помощи путевого листа организация или иное юридическое лицо может эффективнее рассчитывать транспортные затраты предприятия, зарплаты сотрудников автопарка, уточнить расход ГСМ, лучше отслеживать логистику и движение машин и правильно начислять амортизацию на автотранспортное средство средство. Кроме того, этот документ помогает водителям в случае остановки последних сотрудниками ГИБДД. Предоставив «путёвку», водитель сразу же удостоверяет исправность своей автомашины, предоставляет основания рейса, законность своих действий и право на нахождение за рулём. В случае отсутствия листа при рабочей поездке, сотрудник ГИБДД должен будет оштрафовать водителя и организацию по статье 12.13 КоАП РФ.

Правила оформления путевого листа

В транспортных компаниях заполнением и оформлением путевого листа занимается диспетчер, в остальных случаях полномочиями наделяется лицо, которое выпускает автомобили в рейс. Естественно, обязанности и ответственность, связанные с заполнением путёвки, возлагаются на лицо руководством организации и подкрепляются соответствующим приказом. Думаю, не стоит уточнять, что за ошибки в составлении листа последует ответственность к лицу ответственному.
В некоторых случаях допускается заполнение документа водителем, однако традиционно водитель должен заполнять только определённую часть бумаги, а именно пробег.

Кстати, оформить лист можно хоть на одну поездку, хоть на целый месяц. А унифицированный вариант бланка позволяет продлить действие «путёвки» на ещё больший срок, это позволяет избежать проблем с законом во время длительных рейсов.

Также, необходимо заметить, что унифицированный бланк содержит разные формы листа для разных видов транспортных средств.

Естественно, на «путёвке» ставится печать или штамп юридического лица, которое владеет или арендует машину на момент рейса, во всяком случае, от чьего лица осуществляется рабочая поездка. Также, на документе стоит время выезда машины из гаража и прибытия к месту назначения. Но это далеко не все обязательные пункты.

Так, например, при отбытии и прибытии автомобиля в пункты назначения с машины снимают показатели топлива, оборотов и т.д. Также, автотранспортное средство проходит техосмотр ответственным лицом, зачастую это механики или другие сотрудники, разбирающиеся в устройстве и свойствах автомобиля. Отметить нужно в том числе и то, что не только техника проходит подробное освидетельствование, но и водитель. И медосмотр должен заполнять уполномоченный медработник, он же ставит дату и печать на осмотре. В случае успешного прохождения осмотра, в справке водителю пишут о том, что последний допущен к рейсу и исполнению трудовых обязанностей.

Интересно также и то, что существует специальная программа для заполнения путевых бланков. Она спроектирована таким образом, что сама убирает ненужные области в документе по мере заполнения, сама ставит дату и время начала и окончания поездки, и кроме того, сама высчитывает время поездки. Эти функции исключают возможность допущения ошибок в некоторых пунктах документа, а также ускоряет оформление бумаг. Но использование такой программы должно быть санкционировано всей организацией, чтобы бланки были заполнены одинаково всей компанией. Естественно, использование такого рода инновационных методов является полностью добровольным, ведь «путёвку» можно заполнять даже от руки.

Хранить путевые листы организация обязана на протяжении пяти лет со дня закрытия в соответствии с приказом Министерства Транспорта РФ от 18.09.2008 № 512. Если возникнут какие-либо вопросы относительно бухгалтерской отчётности, а при поднятии бумаг в них обнаружатся какие-то недочёты и ошибки, то ответственность за нарушение закона будет возложена в первую очередь на руководителя организации, а после уже на нижестоящих ответственных лиц. Комиссии ФСН крайне внимательны к документам, потому неправильно составленная «путёвка» может стать повод для подозрений в списании ГСМ. Что уже влечёт пересчёт налогов, штрафы и прочие меры воздействия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Лабиринт